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基于项目管理的高校文档一体化管理探析


□ 刘建平;锅艳玲

衡水职业技术学院 河北大学

摘 要:

高校文件和档案以其独特的权威性、凭证性和唯一性而成为高校可持续发展的重要保障和信息支撑。为进一步提升高校文档一体化管理的质量和效率.促进项目管理理论体系的完善及其应用领域多元化发展的需要,基于项目管理的高校文档一体化管理新模式应运而生。

文/刘建平  锅艳玲

高校文件和档案以其独特的权威性、凭证性和唯一性而成为高校可持续发展的重要保障和信息支撑。为进一步提升高校文档一体化管理的质量和效率,促进项目管理理论体系的完善及其应用领域多元化发展的需要,基于项目管理的高校文档一体化管理新模式应运而生。

一、项目管理概况

(一)项目管理的内涵。项目管理就是以项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性的专门的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。项目管理与传统的部门管理相比,最大的特点在于,项目管理注重综合性管理,且项目管理工作有严格的时间期限,项目管理贯穿于项目的整个生命周期,对项目的全过程进行控制。

(二)项目管理的发展。项目管理作为一种管理活动,其历史源远流长。到上世纪80年代末,项目管理被公认为是一种有生命力并能实现复杂企业目标的有效管理方法。至此,项目管理对传统管理模式提出了挑战,并已具有广泛的应用基础,在管理界也得到前所未有的认可,备受推崇。

二、高校文档一体化工作项目管理的导入

高校文档一体化管理还存在诸多问题和不足,如组织形式僵化,人员配置不合理、管理效率低下,资源浪费严重,信息沟通不畅,成本及过程缺乏控制,验收及后评价形式单一等。从项目管理理论应用领域的多元化发展角度出发,在高校文档一体化管理中导入项目管理理论,从而规范管理行为,优化资源配置,加强人员管理,强化信息沟通,突出高校文档一体化管理的结果和后评价,为进一步提升高校文档一体化管理的质量和效率开辟新途径。

三、高校文档一体化工作项目管理的构建与实施

(一)文档一体化项目规划论证管理。基于项目管理的高校文档一体化管理实践中,必须严格执行国家和部门(行业)的有关法律法规、标准规范,同时规范和完善校内文书档案管理制度,加强文档一体化管理项目的调研和论证,制定统一的业务标准和规范,强化校内文件和档案管理的标准化、规范化、科学化,尤其要加大对电子文件的规范和管理力度,制定电子文件归档管理制度,严格统一和规范揭示电子文件内部、外部特征的各项数据信息。

(二)文档一体化项目实施控制管理。

1.组织与人员管理。现代项目管理学认为,组织是一切项目管理活动成功的基础,高效运作的组织形式对于高校文档一体化管理来说至关重要。文档一体化项目作为一项复杂的系统工程,宜采用矩阵式组织形式,由校长担任项目总经理,各中层主要负责人任项目经理,从而有效地整合资源,加强沟通,充分发挥项目团队成员的主观能动性,使人尽其才,才尽其用。

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